行政書士法人 名南経営

行政書士法人名南経営は、行政法務関連における機密性の高い個人情報を保護することが重要な責務であることを認識し、その取り扱いについて次のように定めます。当法人は、本人の権利を保護するために、個人情報に関連する法規制等を遵守するとともに、以下に示す方針に基づき個人情報保護マネジメントを構築します。

1. 個人情報は、利用目的の範囲に限定して、適正に取得・利用・提供し、目的外利用を行わないことと併せて、そのための措置を講じます。
2. 個人情報の漏洩、滅失又はき損等のリスクに関して、事故等の未然防止策及び是正に関する対策を実施し、個人情報に関するセキュリティー体制を継続的に向上させます。
3. 個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
4. ご本人から当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止の要請及び苦情相談については、下記窓口で迅速に対応致します。
5. 当法人は、全従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報マネジメントシステム（当法人が保有する個人情報を保護するための方針、規程、基準、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメントシステム）を策定し、実施し、維持し、継続的に改善します。

本方針は、外部公開するとともに全従業者に周知し、各自の教育、啓発に努め個人情報保護意識の向上を図ります。本方針並びに個人情報に関してのお問合せ・ご相談・苦情等は、行政書士法人名南経営　個人情報相談窓口（TEL．052-589-2362）迄、ご連絡をお願いします。

行政書士法人名南経営
社員　荻野恭弘
2009年8月1日制定
2017年8月1日改訂
2022年4月1日最終改訂

個人情報の取扱いに関して

1. 当法人では、個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。また、当法人が取得する個人情報のうち、書面により本人から直接取得する場合については、原則として個別に利用目的を明示いたします。
1. (1) 官公署に提出する書類（その作成に代えて電磁的記録（電子的方式、電磁的方式その他、人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下この号において同じ。）を作成する場合における当該電磁的記録を含む。以下この号及び第2号から第６号において同じ。）その他権利義務又は事実証明に関する書類（実地調査に基づく図面類を含む。）を作成するため
2. (2) 行政書士が作成することができる官公署に提出する書類を官公署に提出する手続を代理するため
3. (3) 行政書士が作成することができる契約その他に関する書類を代理人として作成するため
4. (4) 行政書士が作成することができる書類の作成について相談に応じるため
5. (5) 社会保険労務士法別表第１に掲げる労働及び社会保険に関する法令（次号において「労働社会保険諸法令」という。）に基づいて行政機関等に提出する申請書、届出書、報告書、審査請求書、異議申立書、再審査請求書その他の書類を作成するため
6. (6) 労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類（前号に掲げる書類を除く。）を作成するため
7. (7) ゴルフ場利用税、自動車税、軽自動車税、自動車取得税、事業所税、石油ガス税、不動産取得税、道府県たばこ税（都たばこ税を含む。）、市町村たばこ税（特別区たばこ税を含む。）、特別土地保有税及び入湯税に関する税務書類を作成するため
8. (8) 行政書士が作成した官公署に提出する書類に係る許認可等に関する審査請求、再調査の請求、再審査請求等行政庁に対する不服申立ての手続について代理し、及びその手続について官公署に提出する書類を作成するため
9. (9) 出入国管理及び難民認定法第７条の２第１項、第１９条第２項、第１９条の２第１項、第１９条の１１第１項及び第２項、第１９条の１２第１項、第１９条の１３第１項及び第３項、第２０条第２項、第２１条第２項、第２２条第１項、第２２条の２第２項（第２２条の３において準用する場合を含む。）並びに第２６条第１項の規定による申請、同法第１９条の１０第１項の規定による届出並びに同法第１９条の１０第２項（第１９条の１１第３項、第１９条の１２第２項及び第１９条の１３第４項において準用する場合を含む。）、第２０条第４項第１号（第２１条第４項及び第２２条の２第３項において準用する場合を含む。）、第２２条第３項（第２２条の２第４項において準用する場合を含む。）、第５０条第３項及び第６１条の２の２第３項第１号の規定により交付される在留カードの受領に係る業務並びに日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法（平成３年法律第７１号）第１２条第１項及び第２項、第１３条第１項並びに第１４条第１項及び第３項の規定による申請、同法第１１条第１項の規定による届出並びに同法第１１条第２項（第１２条第３項、第１３条第２項及び第１４条第４項において準用する場合を含む。）の規定により交付される特別永住者証明書の受領に係る業務並びに出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律（平成２１年法律第７９号）附則第１６条第１項、第２８条第３項及び第２９条第１項の規定による申請、同法附則第１６条第３項、第２７条第５項、第２８条第４項及び第２９条第３項の規定により交付される在留カード又は特別永住者証明書の受領に関し申請書、資料及び書類の提出並びに書類の提示を行うため
10. (10) 行政書士又は行政書士法人の業務に関連する講習会の開催、出版物の刊行その他の教育及び普及のため
11. (11) 行政書士又は行政書士法人の業務に附帯し、又は密接に関連する業務遂行のため
12. (12) 上記に付随するサービスの提供のため
13. (13) 当法人の社員管理業務（募集採用・労務管理）のため
    ※特定個人情報は、利用目的を明示した上で、法令等の定める事務でのみ利用します。
2. 個人情報は、処理のために当法人の基準を満たす委託先に業務委託することがあります。
3. お客様からのご相談や専門サービスを提供する際に、当法人以外の専門家の助言が必要な場合には、同意を得た上で第三者へ情報を提供することがあります。なお、特定個人情報等は、法令等に基づく場合を除き、第三者に提供はいたしません。
4. 当ネットワーク各法人の間で、過去の業務遂行にあたって取得した個人情報（特定個人情報を除く）は、以下の範囲内にて共同利用する場合があります。
   □共同利用先　：　名南コンサルティングネットワーク内の各法人
   □共同利用目的：　上記1.に掲げる範囲内において
   □共同利用項目：　住所、氏名、電話番号、事業所名、役職、過去の取引実績
   □共同利用手段：　手渡し、データ共有
   □管理責任者　：　個人情報保護管理者
   □代表者の氏名：　荻野　恭弘
5. 個人情報は、ご本人様確認の上、開示・訂正等を行います。その場合、銀行振込等により手数料を徴収させて頂きます。ただし、受託業務でお預かりしている個人情報については、委託元に確認した上で対応いたします。詳細につきましては、個人情報の開示等の請求手続きのご案内をご覧ください。
6. 個人情報を与えて頂くことは任意ですが、個人情報の不足・不備が生じた場合、適切なサービスを提供できないことがあります。
7. 当法人では、当ウェブサイトを再度閲覧された際、より快適に閲覧していただけるよう、お客様のご使用のコンピュータを識別するためにCookieを使用しております。この機能を用いることにより、個人のプライバシーやご利用環境に悪影響を及ぼすことはございません。なお、Cookie受け取りの有無はブラウザの設定により拒否することもできます。
8. 当法人では、サイトにアクセスされた方の情報をアクセスログとして記録しています。アクセスログ情報は当法人のホームページ及びサービスの運営、保守管理のために使用され、それ以外の目的で使用されることはありません。
9. 個人情報に関するご相談・苦情は、以下の連絡先までお申し出ください。
   ＜連絡先＞　行政書士法人名南経営
   　　　　　　個人情報保護管理者　（TEL. 052-589-2362）

個人情報の開示等請求手続きのご案内

　当法人では、以下に示す開示等請求手続きにより、当法人がお預かりしている個人情報を開示します。また、事実と異なる場合、個人情報の訂正に応じます。

1. 開示対象となる個人情報又は第三者提供の記録
   開示対象となる個人情報は、当法人のデータベース、または検索可能な状態に整理された当法人の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、当法人が業務受託しているに過ぎず、当法人に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。また、当法人が保有する個人情報の第三者提供に係る記録についても開示対象となります。
2. 開示対象となる個人情報の利用目的
   開示対象となるすべての個人情報の利用目的は、上記「個人情報の取扱いに関して」の通りです。
3. 個人情報又は第三者提供記録の開示請求の手続き
   ご本人が請求項目(利用目的の通知・開示・訂正・追加又は削除・利用の停止・消去又は第三者への提供の停止)を当法人指定の申請書「個人情報等開示訂正依頼書」に必要事項を記載した後、本人確認書類、請求の内容、必要によっては返信用封筒を同封の上、郵便書留にてお送り下さい。「個人情報等開示訂正依頼書」は、当法人より郵送させて頂きます。
   (利用目的の通知・開示の場合に限り、手数料として、郵送代金実費はご本人様にて負担頂きます。あらかじめご了承くださいませ)
4. 開示等の請求先
   以下の窓口まで当法人所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求ください。
   〒450-6334
   愛知県名古屋市中村区名駅一丁目１番１号　ＪＰタワー名古屋34階
   行政書士法人名南経営　個人情報保護管理者宛
5. 本人確認
   本人確認のため、氏名、住所、電話番号を確認させていただきます。郵送書類に、運転免許証（表・裏ともに）、パスポート、各種福祉手帳、各種健康保険証、各種年金手帳、外国人記載事項証明書のいずれかのコピーを添付してください。
   ※この件に関する個人情報は、開示等のご請求に対する回答が終了いたしましたら、1年以内に適切に削除、廃棄させていただきます。
   ※開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。当情報に関しては委託元含め第三者への提供はいたしません。なお、本人確認書類についてお客様より提出していただけなかった場合は開示請求には応じられませんので、悪しからずご了承ください。また、当個人情報に関して、本人が容易に認識できない方法で取得することはございません。
6. 当法人からの回答
   個人情報又は第三者提供記録の開示、訂正などの結果につきましては、当法人からの書留郵送、メール添付、その他お客様ご要望の方法（別途ご相談をさせて頂く場合があります）で対応します。書留郵送をご希望の場合は、返信用郵便書留を同封してください。
7. 開示請求者が本人でない場合
   原則としてご本人または代理人からの開示請求を受け付けます。その際、誤った情報があった場合は、直ちに訂正などの処置を行います。ご本人と異なる方が開示請求される場合、ご本人との関係を示す書類、委任状、請求者本人確認資料を同封してください。
8. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
1. ①個人データの取扱いに係る規程等の整備
   個人情報の取扱いにおけるライフサイクル（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄）において、取扱上のリスクを認識し、取扱方法、責任者等を定めた規程の策定・運用
2. ②組織的安全管理措置
   従業員から個人情報保護管理者への報告体制の整備、個人データの取扱い状況を定期的に自己点検すると共に、他部門の担当者による定期的な監査の実施
3. ③人的安全管理措置

   従業員との秘密保持契約の締結及び、従業員教育の定期的な開催

4. ④物理的安全管理措置
   個人データを取扱う区域における入退室の制限、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類の盗難、紛失を防止するための措置の実施
5. ⑤技術的安全管理措置
   個人データを取扱うことのできる機器と当該機器を取扱う従業員の明確化、個人データへの不要なアクセスの防止

行政書士法人名南経営
愛知県名古屋市中村区名駅一丁目１番１号　ＪＰタワー名古屋34階
社員　荻野恭弘